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Email-Netiquette
Welche Regeln sollte ich beim Schreiben einer eMail beachten?

Richtige & höfliche Anrede

Eine verbindliche Regel für die richtige Anrede in Emails gibt es nicht (und kann es m.E. auch nicht geben).
Dazu ist diese Kommunikationsform zu offen in verschiedene Richtungen und mit dem klassischen Brief nicht identisch.

Die Geschwindigkeit z.B., mit der man Emails zu einem Thema "in Echtzeit" mit einem Partner austauschen kann, hat eher den Charakter eines Gesprächs als eines Briefwechsels. Hier wäre es wahrscheinlich eher befremdlich, wenn man in jeder Mail sein Gegenüber erneut mit "Sehr geehrte Frau xyz" ansprechen würde.

Im diesem Beispiel des schnellen "Arbeitsgesprächs" per Email hat es sich z.B. durchaus eingebürgert, nach der ersten Mail mit Anrede diese in den folgenden ganz wegzulassen und direkt zu antworten, also den relevanten Satz/Absatz zu zitieren ("quoten") und zu beantworten (s. dazu auch: Zitieren/Quoten in der Antwort).

Die meist benutzten Anredeformen in der (geschäftlichen) Korrespondenz sind wohl:

Welche Anrede geeignet ist, können Sie nur selbst und individuell für jede Email entscheiden und hat auch mit Ihren und den Präferenzen Ihres Gegenübers zu tun. (Je mehr Emails Sie schreiben werden, desto leichter und schneller wird Ihnen das von der Hand gehen.)

Folgende Anregungen können Ihnen helfen:

  1. Bemühen Sie sich in jedem Fall und grundsätzlich um Höflichkeit (s. dazu auch: Namentliche Ansprache).
  2. Überlegen Sie, ob die Email eher einem (förmlichen) Brief entspricht oder ein Ersatz für ein Telefonat ist.
  3. Ist Ihnen der Adressat bekannt oder unbekannt?
    Wenn Sie an einen Fremden schreiben, ist sicher etwas mehr Förmlichkeit angesagt, es bieten sich also das "Sehr geehrte/r" oder das "Hallo" an. Ersteres ist etwas steifer, letzteres ist durchaus akzeptiert, bzw. hat sich m.E. als sachliche und freundliche Ansprache auch an Unbekannte durchgesetzt.
  4. Schreiben Sie zum ersten Mal an diesen Adressaten oder gibt es bereits eine Korrespondenz?
    Wenn Sie auf eine Anfrage antworten, richten Sie sich in der Anrede nach Ihrem Gegenüber. Wurden Sie mit "Sehr geehrte Frau ..." angeschrieben, antworten Sie entsprechend, schrieb Ihr Interessent "Hallo Herr ...", schreiben auch Sie "Hallo...". Sie zeigen damit Ihrem Gegenüber Respekt, indem Sie seinen/ihren Gesprächsmodus aufnehmen.
    (Umgekehrt können Sie natürlich auch die Gesprächsbeziehung korrigieren. Wenn Sie z.B. von einem völlig Fremden zum ersten Mal mit "Hi, (ohne Namen)" angeschrieben/angefragt werden, können Sie mit "Sehr geehrter Herr XYZ" antworten und damit eine größere Distanz oder Förmlichkeit wiederherstellen, wenn Ihnen das angemessener erscheint.)


Zusammenfassend kann man sagen:
Schenken Sie Ihrem Gegenüber Respekt, Höflichkeit und Aufmerksamkeit. Seien Sie sich bewußt, dass eine Email eher den Charakter eines persönlichen Gespräches unter vier Augen hat, als den eines förmlichen Briefes. (Wenn während Ihrer Tagesarbeit plötzlich eine Email "hereinkommt", ist das meist eher so, als würde der Absender bei Ihnen an die Tür klopfen und um ein (kurzes) Gespräch bitten, und weniger so, als würde er Ihnen einen Brief mit der Post schicken.)
Pflegen Sie einen unaufgesetzten freundlichen Ton, auch in sachlichen und knappen Emails.

 

 

 

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